Loading...
HomeMy WebLinkAbout2019-05-13 - Request for Qualifications - Permitting, Plan Review and Inspection ServicesCITY OF TUKWILA REQUEST FOR QUALIFICATIONS (RFQ) Permitting / Plan Review / Inspection Solution Due Monday, May 13, 2019, 5:00 p.m. Pacific Standard Time (PST) Notice is hereby given that Request for Qualifications will be received by the City of Tukwila, Technology & Innovation Services Department, ATTN: Tami Harris, 6300 Southcenter Blvd., Tukwila, WA 98188 up to the hour of 5:00 p.m. PST on Monday, May 13, 2019, for: Permitting / Plan Review / Inspection Solution Please review the full RFQ following this notice  Proposals submitted after the due date and time will not be considered. Vendors accept all risks of late delivery of mailed proposals regardless of fault. The City of Tukwila reserves the right to reject any and all submittals and to waive irregularities and informalities in the submittal and evaluation process. This RFQ does not obligate the City to pay any costs incurred by respondents in the preparation and submission of a proposal. Furthermore, the RFQ does not obligate the City to accept or contract for any expressed or implied services. The successful Vendor(s) must comply with the City of Tukwila equal opportunity requirements. The City is committed to a program of equal employment opportunity regardless of race, color, creed, sex, age, nationality, or disability. The contracted vendor for this project will be expected to comply with all Federal, State, County, and city codes and regulations applicable to such work and perform the work in accordance with the requirements and edifications of the contract documents.   Questions regarding the proposal will be accepted by Tami Harris, TIS Project Analyst at Tami.Harris@TukwilaWa.gov or 206-433-7150. Published Seattle Times – April 2, 2019 Published Daily Journal – April 2, 2019 CITY OF TUKWILA – April 2, 2019  Request For Qualifications Permitting / Plan Review / Inspection Solution Issue Date: April 2, 2019 Submission Deadline: May 13, 2019 no later than 5:00 pm (PST) CITY OF TUKWILA REQUEST FOR QUALIFICATION Notice is hereby given that Request for Qualifications will be received by the City of Tukwila,  Washington (“City”), up to the hour of 5:00 p.m. on May 13, 2019 (Pacific Standard Time) for a  Permitting / Plan  Review / Inspection Solution   Proposals must be filed with City of Tukwila, Tami Eberle‐Harris, Technology & Innovation Services  Project Analyst, 6300 Southcenter Blvd Ste 202, Tukwila, Washington, 98188 no later than:    May 13, 2019 – 5:00 p.m. (PST)       Proposals submitted after the due date and time will not be considered. Vendors accept all risks of late  delivery of mailed proposals regardless of fault.    Detailed Request for Qualification (RFQ) information including general information, general terms and  conditions, requested services, proposal requirements and evaluation process is available in this  packet.  To obtain a copy of the RFQ packet, please contact the Technology & Innovation   Services Department at 6300 Southcenter Blvd Ste 202, Tukwila WA 98188, or call 206.433.7150 ext. 5.    A copy of this Request for Qualifications (RFQ) may also be obtained in the Legal Notices section of the  City of Tukwila website at:    http://records.tukwilawa.gov/weblink/1/fol/16427/Row1.aspx.     The City of Tukwila reserves the right to reject any and all submittals and to waive irregularities and  informalities in the submittal and evaluation process. This Request for Qualification does not obligate  the City to pay any costs incurred by respondents in the preparation and submission of a proposal.  Furthermore, the RFQ does not obligate the City to accept or contract for any expressed or implied  services.        The successful Vendor(s) must comply with the City of Tukwila equal opportunity requirements. The City  is committed to a program of equal employment opportunity regardless of race, color, creed, sex, age,  nationality, or disability. The contracted vendor for this project will be expected to comply with all  Federal, State, County, and City codes and regulations applicable to such work and perform the work in  accordance with the requirements and edifications of the contract documents.                  Dates of publication in the Seattle Times: April 2, 2019 Dates of publication in the Daily Journal of Commerce: April 2, 2019          City of Tukwila      Invitation and Introduction    Background      The City of Tukwila is a 107‐year‐old community incorporated in 1908 encompassing 9.63 square miles.    Tukwila is located in the heart of the Puget Sound region, approximately 12 miles south of downtown  Seattle, 17 miles north of Tacoma, and just east of the Seattle‐Tacoma International Airport.  The current  City population is just under 20,000.        The City includes single and multi‐family residences, heavy and light manufacturing, and service‐oriented  companies, as well as the Northwest’s largest concentration of retail businesses.  The City prides itself  on a well‐established economic base, low debt burden, and strong financial management.       Tukwila is a full‐service City, providing water, sewer, surface water utilities, police, fire protection,  emergency medical services, construction and maintenance of streets, park and recreational activities,  and cultural events.       Department of Community Development (DCD), Public Works and Fire Department have the primary  need for a permit tracking system. Department of Community Development comprises of building,  planning and code enforcement. It is responsible for the permit application process and reporting for all  land use, building, mechanical, plumbing, demolition and sign permits. DCD currently processes 136 land  use applications, 1750 permit applications with a valuation of $122,247,047 and performs 6000  inspections on an annual basis. Code Enforcement Division use the permit tracking system to enter  approximately 400 new code enforcement matters per year and to track rental housing inspections.  Public Works processes approximately 300 utility and franchise permits annually. Fire Department issues  fire sprinkler and fire alarm permits.    Purpose of Qualification      The purpose of this RFQ is to solicit qualified software suppliers, systems integrators, implementation  partners and/or Value Added Resellers (VARs) who can demonstrate that they possess the organizational,  functional, and technical capabilities to provide a Permitting / Plan  Review / Inspection solution  for  The  City of Tukwila’s Public Works, Community Development, and Fire departments.     The solution will include a portal to citizens and other stakeholders (such as architects and developers) to  apply for permits online, submit electronic plans (via Bluebeam integration), pay related fees, schedule  inspections, check status, and other related functions.  In addition, this RFQ includes project management  and implementation support.    The goal of this RFQ is to gain insight into the qualifications of solution providers and to select for an  interview(s) or inclusion in a potential future Request for Proposal.      City of Tukwila      City of Tukwila Overview    Population: 20,018  Number of Parcels: 5,385  Financial System: Tyler Technology, Eden  Document Management System: Laserfiche RIO  Electronic Plan Review: BlueBeam  Permitting / Plan  Review / Inspection Solution: Trakit  Code Enforcement: Trakit  Geographical Information System: ArcGIS  Number of users of the system: 30     Key Modules / Functionality    Planning/Zoning  Permits  Permit Configurator  Rental Licensing / Inspections  Code Enforcement  Inspections  Point of Sale/Cash Receipting  Project Tracking  Property History  Financial Tracking  Report Writer    System Expectations and Scope      The solution must comply with these basic requirements:      • A cloud‐based interface utilizing the Software as a Service (SaaS) model, or a system that  can be deployed and managed on the City’s Azure cloud.   • Web‐based solution with responsive design for records access and processing.   • Scheduling/task management within the systems and/or writes to calendars.  • Enterprise integration achieved through built‐in configuration tools, APIs, standards‐based  ODBC and/or batch file processing.   • Ability to configure:  fields, types of permits, changes to regulations,  workflows/approvals/routing.  • Ability to integrate with Tyler’s Eden financial system to include alignment with priority  based budgeting requirements.   • Ability to integrate w/ Bluebeam.  • Ability to interface w/ Laserfiche.  • GIS integration.  City of Tukwila      • PCI compliant, integrated cashiering/point of sale with online and in‐person components  that include “shopping cart features.”  • Auto form notifications/updates/notice to change plans, etc., via email.  • Automate workflows to comply with business rules, notifications, and record requirements.   • Produce user defined reports (internal) that enable data point inquiry throughout the  system’s database and inclusion of data elements from any tables therein.   • Database manipulation through scripting to support mass update, insert, delete as well as  programming and data analysis.   • Azure Single Sign AD integration without ADFS.   • Clearly defined availability targets with recourse.    Qualifications     The ideal vendor will have experience with implementing permitting / plan review / inspection  scheduling solution in midsize organizations with:   • Three (3) or more years of related permitting systems(s) and web interface experience (or  comparable system experience).  • Experience integrating 3rd party applications.  • Experience working with municipal and regulatory entities.  • Knowledge, use and experience implementing integration between your permitting solution  and industry standard government financial application and ancillary government entity  programs.  • Strong written, verbal and interpersonal communication skills.  • Excellent implementation and maintenance support.  • Demonstrated experience in permit data migration.  • Ability to meet required deadlines as demonstrated by prior project history.  • Knowledge of the entire development submittal, review and permit issuance process,   including, but not limited to:  o Applicant business processes and requirements;   o Department functions (planning, land use, building, transportation, utilities and  fire); and  o Development services, business processes and technical requirements.       The project will include implementation and project management services including migration of data  from existing Enterprise systems and/or spreadsheets. The details and scope of the data migration will be  discussed as part of the vendor selection process and during demonstrations.  It is strongly desired to keep  the initial implementation simple, taking advantage of out‐of‐the‐box functionality whenever possible       City of Tukwila      Request for Qualification Instructions and Schedule      Response to this RFQ does not commit the City to pay any costs incurred in the preparation of the  response,  demonstrations,  or  any  other  activities  related  to  this  response.    All  responses  and  accompanying documentation become the property of the City of Tukwila and will not be returned.  This  RFQ does not obligate the City of Tukwila to contract for services or products specified herein.  The City of  Tukwila reserves the right to revise the RFQ or to issue addenda to the RFQ.        The following schedule is to inform vendors of the estimated timetable of the qualification evaluation and  describe the content and appropriate format for each section of the vendor response. Please note the  following dates when preparing your response to the RFQ. Dates are estimated and may be modified by  the City of Tukwila.        Figure 1.1   SCHEDULE DATES  DATE   RFQ  Released April 2, 2019  RFQ Due  May 13, 2019  Vendor Down Select  TBD  Vendor Interviews / Demonstrations TBD  RFP Released TBD     Required Schedule      These dates are estimates and are subject to change by the City of Tukwila.      Prospective vendors are prohibited from discussing the RFQ and the selection process with City staff,  except as provided for in this RFQ.  Failure to do so may be grounds for disqualification from the process.   All questions or clarifications regarding this RFQ, the selection process, and responses should be written  and addressed to:  Tami Harris (tami.harris@tukwilawa.gov).      Response Format      Proposals should be prepared simply, providing a straightforward, concise delineation of the approach  and capabilities necessary to satisfy the requirements of the RFQ. Emphasis in the proposals should be  on completeness, clarity of content and adherence to the presentation structure required by this RFQ  Vendor proposals must be submitted in the format specified. Vendors that deviate from this format may  be deemed non‐responsive.              City of Tukwila      The following items must be completed and submitted with the vendor’s RFQ.     Cover Letter    Table of Contents    Executive Summary    Form #1 ‐ RFQ Form     Form #2 – Vendor Form   Client References   Appendix A, Functional Requirements for Permitting / Plan  Review / Inspection    Appendix B, Technical Specifications and Implementation Strategies    Non‐Collusion Agreement   Insurance Requirements   Pricing    RFQ Coordinator/Communications      Upon release of this RFQ, all communications should be directed in writing to the RFQ Coordinator listed  below. Unauthorized contact regarding this RFQ with other City employees may result in  disqualification. Any oral communications will be considered unofficial and nonbinding on the City.     RFQ Coordinator for this RFQ will be:   Name:  Tami Eberle‐Harris, TIS Project Analyst   Telephone:  206‐433‐7150 x1153   E‐Mail:  tami.harris@tukwilawa.gov     Response Format   Vendors must submit 3 paper copies of the proposal, plus one electronic copy (CD/thumbdrive), to be  received no later than:    Time and date:  May 13, 2019, 5:00 pm Pacific Standard Time            At the following address:                                                    City of Tukwila ‐  Technology & Innovation Services                                        6300 Southcenter Blvd, Suite 202     Tukwila, WA 98188        All proposals must be in a sealed envelope and clearly marked “Permitting Solution RFQ”       No  faxed,  emailed,  or  telephone  submittals  will  be  accepted.    All  proposals  and  accompanying  documentation will become the property of the City of Tukwila and will not be returned.  The City, at its  discretion, may make additional copies of the proposal for the purpose of evaluation only.        Vendors accept all risks of late delivery of mailed RFQs regardless of fault.        It is the Vendor’s responsibility to ensure that any RFQs are received on time.     City of Tukwila      Proposal Evaluation and Vendor Selection       The RFQ’s will be evaluated by the Selection Committee. The Committee will consider the completeness  of a vendor’s RFQ and how well the proposal meets the needs of the City of Tukwila. In evaluating the  proposals, the City will be using a criteria evaluation process. During the evaluation process, the Selection  Committee and the City of Tukwila reserve the right to request additional information or clarification  from firms responding to this RFQ.          Scoring and Evaluation Factors    The evaluation factors reflect a wide range of considerations. While cost is important, other factors are  also significant. Consequently, the City may choose not to select the lowest cost proposal. The objective  is to choose the vendor most capable of providing quality vendor services that will help the City achieve  the goals and objectives of the requested services within a reasonable budget.  RFQ’s will be evaluated  based on criteria defined below.  All proposals will be evaluated using the same criteria and possible  points.     Figure 1.2  Evaluation Criteria  Points Responsiveness/Completeness of Proposal The response adequately addresses all the requirements of the RFQ including formatting, number of copies,  software/hardware requirements, pricing proposal, project schedule, inclusion of attachments, etc.    5    Experience/Qualifications    The response demonstrates vendor’s experience implementing software solutions over the past three years.  The experience should focus on municipal/government agencies of similar size and scope with emphasis on  the specific requirements desired by Tukwila.    References adequately support the vendor’s ability to deliver what it has proposed. The quality/level of  customer service and timeliness of support provided prior, during, and post implementation as experienced  by the references will be considered.  The vendor’s project team will be considered as well as their  commitment to research and development.    15    Technical     How well does the vendor meet the requirements of the technical environment?   15    Integration    How well does the solution integrate with the City’s other software?   10    Functionality    How well does the solution meet the functional requirements, goals, and objectives?   25    Budget    Does the budget seem reasonable for the proposal and provide the City good value?  Response shows total  price, what’s included in the price, and identifies any “optional” items with price.    15    Implementation    Feasibility, timeliness, and quality of software implementation schedule.     The vendor should address the resources and time commitment required (by position type) by Tukwila  personnel to complete the project.  The response also demonstrates that the services such as software  implementation, data conversion, applicable hardware procurement, training, support, etc., are adequately  addressed.     15    Total Points Possible 100  City of Tukwila      Selection Process       After the RFQ’s are evaluated, the Selection Committee will determine whether formal  demonstrations and interviews are necessary and which vendors may be invited to make a formal  presentation and/or sit for a panel interview with the Selection Committee.         The functional demonstrations should highlight product features such as:    • Field operations and mobile access.    • Installation procedures (e.g. browser add‐ons) and security setup.    • General application navigation and user interface.    • Administrative configuration features and tools.    • Customization environment, workflow automation, report writers.    • Database configuration and extension.    • API and other integration standards. (Financials)    • Document management and archival features to support public records requests.        The selection committee will evaluate the product demonstrations based on how well the demonstrated  function meets business needs, technical requirements, and completeness of the demonstration.        The City may request clarification or additional information from a specific vendor to assist with  evaluation.        At the City’s option, finalists may be invited to participate in an RFP process. The Selection Committee  will then formulate their recommendation for award of the Contract.       Contract Award and Execution     The City reserves the right to make an award without further discussion of the proposal submitted.  Therefore, the proposal should be initially submitted on the most favorable terms the Vendor can offer.  The City may require changes in the scope of services as deemed necessary by the City, before execution  of the Contract. The City shall not be bound or in any way obligated until both parties have executed a  vendor contract.   The general conditions and specification of the RFP and the successful Vendor’s response, as amended  by Contract between the City and the successful Vendor, including e‐mail or written correspondence  relative to the RFP, will become part of the Contract documents. Additionally, the City will verify Vendor  representations that appear in the proposal. Failure of a vendor to perform services as represented may  result in elimination of the vendor from further competition or in Contract cancellation or termination.     The vendor selected as the apparently successful Vendor will be expected to enter into a contract with  the City. The City uses its standard Services Agreement template. The foregoing should not be  interpreted to prohibit either party from proposing additional contract terms and conditions during  negotiations of the final contract.     City of Tukwila      If the selected Vendor fails to sign the Contract within ten (10) business days of delivery of the final  Contract, the City may elect to cancel the award and award the Contract to the next‐highest ranked  vendor. No parties may incur any cost chargeable to the proposed contract before the date of execution  of the Contract. Terms & Conditions        Questions Regarding the RFP    Oral interpretations of the RFP specifications are not binding on the City. Request for interpretation or  clarification of the RFP specifications must be made in writing and submitted to the RFP Coordinator as  indicated in “RFP Instructions and Schedule”.       RFP Clarifications and Addendums    The City reserves the right to clarify or change the RFP or issue addendums to the RFP at any time. The   City also reserves the right to cancel or re‐issue the RFP. All such addenda will become part of the RFP.    In the event that it becomes necessary to revise any part of this RFP, the City will issue addenda relating  to these specifications on the City’s website at http://www.Tukwilawa.gov in the City’s Digital Records  Center under Legal/Public Notices.  It is the vendor’s responsibility to confirm whether any addenda  have been issued.        Withdrawal of Proposal    Proposals may be withdrawn at any time prior to the submission time specified in “RFP Instructions and  Schedule”  (pages5‐6),  provided notification  is  received  in  writing.  Any  proposal  not  so  timely  withdrawn shall constitute an irrevocable offer, for a period of ninety (90) days, for the services  described herein, or until one or more of the proposals have been approved by the City, whichever  comes first.  Proposals cannot be changed or withdrawn after the time designated for receipt.        Rejection of Proposals    The City reserves the right to reject any or all proposals, to waive any minor informalities or irregularities  contained in any proposal, and to accept any proposal deemed to be in the best interest of the City.        Cost for Developing RFQ and Materials    All costs for developing responses to this RFQ are the obligation of the responding Vendor and are not  chargeable to the City. All responses will become property of the City and will not be returned.    All materials and images developed during this project will belong to the City and will be presented to  the City in their original format.            Code of Conduct for Competitive Solicitations    After the issuance of any solicitation, all bidders, proposers, contractors, consultants, or individuals  acting on their behalf are hereby prohibited from lobbying any City employee, official or representative  at any time during the blackout period.    The City may reject the submittal of any bidder, proposer, contractor, and/or consultant who violates  the policy set forth herein.    City of Tukwila          Equal Opportunity Employment  The successful vendor or vendors must comply with the City’s equal opportunity requirements. The City  is committed to a program of equal employment opportunity regardless of race, color, creed, sex, age,  nationality, disability or sexual orientation.    Title VI  It is the City’s policy to assure that no person shall, on the grounds of race, color, national origin or sex,  as provided by Title VI of the Civil Rights Act of 1964, be excluded from participation in, be denied the  benefits of, or be otherwise discriminated against under any of its federally funded programs and  activities.    DEFINITIONS:    Solicitations ‐ Method of acquiring goods, services, and construction for public use in which offers are  made to the City between two or more sources. Typical documents used by the City are   titled:  Invitation to Bid, Invitation to Quote, Request for Proposals, Request for Qualifications, Request  for Information, or any other method of obtaining competitive offers.    Lobbying ‐ The attempt to persuade or influence any City employees, officials, or representatives  responsible for reviewing, evaluating, ranking, or awarding the work or contract for goods or services for  or against any solicitation; provided, however, that lobbying shall not include the submission of required  materials in direct response to the solicitation according to the instructions to respondents in such  solicitation.    Blackout Period ‐ The period of time between when the solicitation is issued by the City and the time  the City awards the contract.              Proposal Modification and Clarifications    The City reserves the right to request that any vendor clarify its proposal or supply any additional  material deemed necessary to assist in the evaluation of the proposal.    Modification of a proposal already received will be considered only if the request is received prior to  the submittal deadline. All modifications must be made in writing, executed, and submitted in the same  form and manner as the original proposal.        Proposal Validity Period    Submission of a proposal will signify the vendor’s agreement that its proposal and the content thereof  are valid for 365 days following the submission deadline unless otherwise agreed to in writing by both  parties. The proposal will become part of the Contract that is negotiated between the City and the  successful Vendor.        City of Tukwila      Proposal Signatures    An authorized representative must sign proposals, with the vendor's address, telephone and email  information provided. Unsigned proposals will not be considered.    If the proposal is made by an individual, the name, mailing address and signature of the individual must  be shown. If the proposal is made by a firm or partnership, the name and mailing address of the firm or  partnership and the signature of at least one of the general partners must be shown. If the proposal is  made by a corporation, the name and mailing address of the corporation and the signature and title of  the person who signs on behalf of the corporation must be shown.    The City reserves the right to request documentation showing the authority of the individual signing  the proposal to execute contracts on behalf of anyone, or any corporation, other than  himself/herself. Refusal to provide such information upon request may cause the proposal to be  rejected as non‐responsive.      Public Records    The materials submitted in response to this RFP (including, but not limited to, written, printed, graphic,  electronic, photographic or voice mail materials and/or transcriptions, recordings, or reproductions  thereof), may be subject to disclosure under the Washington State Public Records Act, Chapter 42.56  RCW, or other applicable law.  Copyrighted materials should be clearly marked with the copyright  number.  Nothing contained in this paragraph shall affect or modify the City’s obligation to disclose  public records under Chapter 42.56 RCW or other applicable law.        Non‐Endorsement    As a result of the selection of a vendor to supply products and/or services to the City, Vendor agrees to  make no reference to the City in any literature, promotional material, brochures, sales presentation or  the like without the express written consent of the City.        Non‐Collusion Certificate    The proposal submitted for this RFP shall include the Non‐Collusion Certificate (Attachment “A”).        Insurance Requirements    The selected Vendor must comply with the Insurance Requirements (Attachment “B”).        Other Compliance Requirements    The Vendor awarded the Contract shall comply with federal, state and local laws, statutes and  ordinances relative to the execution of the work. This requirement includes, but is not limited to,  protection of public and employee safety and health; environmental protection; waste reduction and  recycling; the protection of natural resources; permits; fees; taxes; and similar subjects.        Ownership of Documents    Any reports, studies, conclusions, and summaries prepared by the Vendor shall become the property of  the City.        Confidentiality of Information    All information and data furnished to the Vendor by the City, and all other documents to which the   City of Tukwila      Vendor’s employees have access during the term of the Contract, shall be treated as confidential to the  City. Any oral or written disclosure to unauthorized individuals is prohibited.            Cooperative Purchasing    RCW 39.34 allows cooperative purchasing between public agencies (political subdivision) in the State of   Washington. Public agencies which have filed an Intergovernmental Cooperative Purchasing   Agreement with the City of Tukwila and which are actively participating may purchase from City of  Tukwila contracts.  By submitting an offer, the Vendor agrees to make the same bid terms and price,  exclusive of freight, available to other Washington governmental agencies that may enter into an  Intergovernmental Cooperative Purchasing Agreement.  Only those public agencies that have complied  with the requirements outlined in RCW 39.34 would be eligible to use this contract.  Further, the public  agency would need to accept responsibility for compliance with any additional or varying laws and  regulations governing purchase by or on behalf of the public agency in question.    The City of Tukwila does not accept any responsibility for purchase orders or contracts issued by other  public agencies. The City of Tukwila accepts no responsibility for the performance of any purchasing  contract by the Vendor, and the City of Tukwila accepts no responsibility for payment of the purchase  price for any public agency.    Cooperative purchasing shall be extended by the Vendor to cover the City’s contract duration (for any  subsequent purchase agreements/contracts resulting from this RFP) for 60 days’ post award (for one  time purchases).          Responses should include:        I. Cover Letter          Signed by vendor representative authorized to bind the proposing firm contractually.        II. Table of Contents      III. Executive Summary       A one‐page high‐level overview of the solution being proposed.       Provide a general description of the proposed solution (e.g. whitepaper, technical  specification, and/or manual); including a functional overview of each module required  to fully develop a Permitting / Plan Review / Inspection solution including work  management functions.  Provide a description of any other modules that you offer, which  may be of interest to the City of Tukwila that are not already contained in this document.                  City of Tukwila         IV. Response to Form #1 – RFQ  Form        Vendor Name       Vendor Address       City, State, Zip Code       Telephone       Email Address              V. Responses to Form #2 – Vendor Information       Provide an answer to each requirement. If the requirement does not pertain to your  proposal, enter “N/A” in the table. If there is no table, provide the documentation requested.   Leaving a requirement blank may deem the vendor non‐responsive.        Form #2 – Vendor Information     Question   Vendor Answer    Company Name      Legal status of business (partnership, corporation, etc.)      Home Office Address      Washington State Business Address      Location of local office nearest to Tukwila, WA     Website Address      Contact person regarding proposal       Name of parent company, if applicable       Is your firm in negotiations that could impact its current  status (e.g. – is planning to be sold)?       Does the person signing the proposal have the authority  to sign on behalf of the vendor?       City of Tukwila      Names of companies that will share significant and  substantive responsibilities with the vendor in performing  the scope of services under the Contract.        Length of time in business.       Length of time serving municipal/government agencies.       Number of years providing Permitting / Plan Review /  Inspection solution software.        Total number of clients with the proposed solution  currently installed or in use and how long they have been  in ‘live’ production mode.       Total number of clients with the proposed solution  installed or in use serving a customer base greater than  20,000.       Total number of other Washington City clients with the  proposed solution installed or in use.  How many are  within a 100‐mile radius of Tukwila?       Have you had a contract terminated for default during the  past five (5) years? If so, please describe.       Distribute your total number of employees into the following functional areas:    Total number of employees      Customer and software support      Installation and training      Product development      Technical programming and customization     Other professional services      Customer Service/Tech Support      Sales, marketing, and administrative support             City of Tukwila      VI.   Responses to Form #3 – Client References         VII. Responses to Appendix A – Functional Requirements for Timekeeping/Staff Scheduling software       Provide an answer to each requirement and provide accompanying documentation (as  required). If the requirement does not pertain to your proposal, enter “N/A” in the table. If  there is no table, provide the documentation requested.  Leaving a requirement blank may  deem the vendor non‐responsive. You are encouraged to include comments and provide  exhibits, as needed.    VIII. Responses to Appendix B – Technical Specifications and Implementation Strategies         X. Attachments   Please provide the following as attachments to your proposal:        “A”   Non‐Collusion Certificate   This certificate must be signed and  notarized.        “B”   Insurance Requirements   Provide evidence of insurance in the required  amounts or a statement indicating your firm will  obtain the required coverages and amounts if  awarded the contract.        “C”   Pricing    Provide a cost proposal for your solution                       2. Exceptions   Except as noted below, the undersigned hereby agrees to comply with all the terms and  conditions put forth in the City’s Request for Qualification.         Signed: ____________________________________________           Dated: _____________________________________________        Title:_______________________________________________         Appendix A: Functional Requirements for Permitting / Plan Review / Inspection solution The matrices on the following pages identify the technical and functional needs that the proposed  system should meet and provide the required format for vendor responses. Vendors must provide an  City of Tukwila      answer for every requirement. If the requirement does not pertain to the proposal being submitted,  “N/A” must be placed in the requirement.  Leaving a requirement blank may deem the vendor  nonresponsive.  Use this key to determine which code to place in each of the requirement matrices.   Figure 1.3    Solution  Requirements  Response  Description    Code    3    System currently and completely MEETS requirement with no custom code  and no additional expense. For example, this code should be used when the  requirement can be met by populating a table or modifying a screen so long as  these tables or screen changes would not affect system update.    2    System can MEET requirement with minor code   modifications with no impact on future releases. Modifications are placed in  production by the implementation date with no additional cost for modification;  the modification becomes part of the next system release.    1    System currently DOES NOT MEET requirement   and will require modification(s). Testing and production of modifications will be in  place prior to implementation date; however, the customer will assume a cost above  the basic system cost for future updates.    0   System will not meet requirement.   N/A   The requirement does not apply to the proposal   Comments      Provide additional information about your responses, especially:  If your description includes  any features that are not part of the base system package, if the requirement requests  descriptive information, or if your response includes use of third party software, ad‐hoc query  tools, “creative” use of existing features, or custom modifications.           Solution Requirements  Code Comments   F‐01    Cloud based interface using Software as a Service (Saas) model.        F‐02    Ability to integrate with Internet of Things systems.         F‐03   AD Azure Single sign on technology without ADFS.            F‐04     Supports Flexible and Real Time access for mobile workforce.          F‐05    Enterprise integration achieved through built‐in configuration  tools, APIs, standards based ODBC and/or batch file processing.           F‐06    Web based solution with responsive design.        F‐07    Database manipulation through scripting to support mass  update, insert, delete as well as programming and data analysis.          F‐08    Robust security features, role based; record & field level.         City of Tukwila      F‐09    Can e‐mails be configured  to go through City of Tukwila's email  server?            F‐10    If system has the capability to send text messages, how are they  captured?            F‐11    Can data be deleted from the system, i.e. can records over 6  years old be removed and not just “retired” or “archived”?              F‐12    When a report is generated, is it automatically saved?  Can  reports be deleted after a specific period of time?            F‐13    Is hosted environment single tenant or multi‐tenant?  How do  they ensure segregation of client data?            F‐14    Are any third party subcontractors used as part of the system?         F‐15    Does application require installation of 3rd party applications?         F‐16   Can data be extracted from the system in multiple formats?            F‐17    Data can be purged from the system allowing for adherence to  data retention policy and purge schedules. Please describe.            F‐18   Provide incident tracking system with multiple options for  support ‐ in person, web, telephone, screen share, etc. Please  describe.           F‐19   Ability to integrate with Financial System   and transfer pay/time records between systems          F‐20   Ability to configure system to meet requirements of Permitting,  Code enforcement and Inspections.      F‐21   Does system require 3rd party reporting tool? Please describe  reporting functionality           City of Tukwila      Appendix B: Technical Specifications and Implementation Strategies     The City will be evaluating the technical and hosting infrastructure to ensure it meets our technical,  security, records, and legal requirements, as well as implementation strategy. Please include:       Technical Specifications and Implementation Strategies    Describe your implementation strategy. Do you follow the  Agile methodology of Project Management? How do you  report progress and status?       Describe staffing plan to implement, train, support and  administrate your proposed solution. Identify key roles and  responsibilities. Include both vendor and City resources.       Provide a technical architecture diagram(s) documenting the  key components of the solution and their interrelationships.  Include any on premise requirements.       Provide details of data backup and redundancy standards.     Provide documented Information Security Policy for  ensuring the protection of hosted data.       Provide a list of data storage/hosting locations.     What is your service availability model? Provide Service  Level Agreement (SLA) for service performance and  availability?       Identify any browser add‐ons, desktop components,  peripherals, and/or mobile applications required for  application or service function as demonstrated.       Identify interface methods (i.e. SFTP, web services, and  rest services) available for integration of services.       What is the typical service upgrades/patches schedule  and method for notifying customers?       Provide service agreement language regarding  ownership of data.       What data exiting strategies do you offer when  services are ended and is there an associated cost?       Describe system functionalities that your product  provides that the City of Tukwila has not listed, but  should be a consideration.          City of Tukwila      Attachment “A” - NON-COLLUSION CERTIFICATE     STATE OF)  s s.       COUNTY OF)        The undersigned, being duly sworn, deposes, and says that the person, firm, association,  co‐ partnership or corporation herein named, has not, either directly or indirectly, entered into any  agreement, participated in any collusion, or otherwise taken any action in restraint of free competition  in the preparation and submission of a proposal to the City of Tukwila for consideration in the award  of a contract on the improvement described as follows:        RFP – Permitting / Plan Review / Inspection Solution   _______________________________________________   (Name of Firm)    CORPORATE SEAL:       By:      (Authorized Signature)          Printed Name:         Title:            Date:            Subscribed and sworn (or affirmed) to before me   this ________ day of __________________ 2018.    NOTARY SEAL:           ________________________________________   Notary Public              ________________________________________  Name as commissioned               ________________________________________  Commission Expires   City of Tukwila      Attachment “B” – INSURANCE REQUIREMENTS   The Contractor shall procure and maintain for the duration of this Agreement insurance against  claims for injuries to persons or damages to property which may arise from or in connection with the  performance of the work hereunder by the Contractor, his agents, representatives, employees or  subcontractors. The cost of such insurance shall be paid by the Contractor.  Insurance shall meet or  exceed the following unless otherwise approved by the City.    A. Minimum Insurance    1. Commercial General Liability coverage with limits not less than $1,000,000 per occurrence /   $2,000,000 annual aggregate.    2. Commercial Automobile Liability coverage with limits not less than $1,000,000 per accident for  any auto.    3. Stop Gap/Employer’s Liability coverage with limits not less than $1,000,000 per  accident/disease.    4. Workers’ Compensation coverage as required by the Industrial Insurance Laws of the   State of Washington.    5. Consultant’s Errors and Omissions or Professional Liability with limits not less than        $1,000,000 per claim and as annual aggregate.    6. Network Security & Privacy Liability coverage with limits not less than $1,000,000 per  occurrence and as an annual aggregate.    B. Self‐Insured Retentions    Self‐insured retentions must be declared to and approved by the City.    C. Other Provisions    1. Commercial General Liability policies shall be endorsed to:    a. Include the City, its officials, employees, and volunteers as additional insureds,    b. Provide that such insurance shall be primary as respects any insurance or self‐insurance  maintained by the City,    2. Contractor or its Insurance Agent/Broker shall notify the City of any cancellation or reduction in  coverage or limits of any insurance within seven (7) days of receipt of insurers’ notification to  that effect.    3. Contractor’s maintenance of insurance as required by the Agreement shall not be construed to  limit the liability of the Contractor to the coverage provided by such insurance, or otherwise  limit the City’s recourse to any remedy available at law or in equity.    4. Failure on the part of the Contractor to maintain the insurance as required shall constitute a  material breach of contract, upon which the City may, after giving five business days’ notice to  the Contractor to correct the breach, immediately terminate the contract or, at its discretion,  procure or renew such insurance and pay any and all premiums in connection therewith, with  any sums so expended to be repaid to the City on demand, or at the sole discretion of the City,  offset against funds due the Contractor from the City.    D. Acceptability of Insurers   Insurance shall be placed with insurers with a rating acceptable to the City.    E. Verification of Coverage   Contractor shall furnish the City with certificates of insurance required by  this clause. The certificates are to be received and approved by the City before work commences. The  City reserves the right to require complete, certified copies of all required insurance policies at any time.    F. Subcontractors Contractor shall require subcontractors to provide coverage which complies with  the requirements stated herein.